Blog10 důvodů, proč svěřit plánování firemního eventu profesionálům
Plánování firemního eventu zní na první pohled možná jako zábavný a snadný úkol. Vždyť co na tom může být tak složitého, že jo? Najít vhodné místo, zajistit catering a rozeslat pozvánky… Ale opak je pravdou. Organizace úspěšného eventu je komplexní proces, který vyžaduje odborné znalosti, zkušenosti a především schopnost reagovat na nečekané situace. Pokud se do toho pustíte sami, vystavujete se riziku, že ztratíte nejen čas, ale i nervy.
Pojďme se podívat na 10 důvodů, proč byste tuto náročnou výzvu měli raději svěřit profesionálům, a proč je pro vás spolupráce s experty tou nejlepší volbou.
1. Nedostatek zkušeností může vést k průšvihům
Jste-li profesionál ve svém oboru, určitě víte, jak důležité jsou zkušenosti. A stejně to platí i v oblasti event managementu. Organizátoři firemních akcí se potýkají s celou řadou nečekaných situací – co dělat, když DJ nepřijde včas? A co dělat, když DJ nepřijde vůbec? I to se může stát, vážení. Jak vyřešit, že catering doručil jídlo pro vegetariány, zatímco většina účastníků čeká na steak? Bez zkušeností můžete snadno ztratit kontrolu a váš event se může proměnit ve fiasko. Naši eventoví manažeři však mají plán B, C a někdy i D – protože už to zažili.
2. Plánování zabere obrovské množství času
Představte si, že máte své běžné pracovní povinnosti, a do toho se rozhodnete zorganizovat firemní akci. Najednou musíte obepisovat dodavatele, vyjednávat ceny, tvořit harmonogram, odpovídat na nekonečné e-maily. Plánování eventu není otázkou několika hodin týdně, je to práce na plný úvazek. Náš eventový tým však žije a dýchá eventy každý den – má efektivní systémy a kontakty, díky kterým ušetří hodiny, ne-li dny.
3. Rozpočet pod kontrolou? Možná ano
Myslíte si, že při plánování eventu svépomocí ušetříte? Omyl! Bez znalosti trhu může být pro vás obtížné najít výhodné nabídky nebo správně odhadnout náklady. SUNDISK eventový tým má dlouhodobé vztahy s dodavateli, které mu umožňují zajistit lepší ceny. Navíc zkušení evenťáci vědí, kde lze ušetřit a kde se naopak vůbec nevyplácí šetřit.
4. Výběr nevhodné lokace může vše zkazit
Najít perfektní místo pro firemní akci je jako hledat jehlu v kupce sena. Co vypadá skvěle na fotografiích, nemusí být v realitě vhodné – špatná akustika, nedostatečné vybavení nebo složitá dostupnost mohou být katastrofální. Profesionálové znají ta nejlepší místa a umí je přizpůsobit vašim požadavkům.
5. Komunikace s dodavateli není vždy snadná
Řešili jste někdy situaci, kdy vám subdodavatel slíbil hory doly, ale nakonec doručil úplně něco jiného? Profesionální event manažeři přesně vědí, jak s dodavateli jednat, aby se minimalizovalo riziko komplikací. Navíc mají obvykle náhradní kontakty pro případ, že by něco nevyšlo.
6. Harmonogram: víc než jen seznam úkolů
Mít dobře sestavený časový plán je základ. Ale co když se něco zpozdí? Co když hosté přijdou dřív, než jste očekávali? Zkušený evenťák dokáže harmonogram přizpůsobit na místě tak, aby hosté ani nezaznamenali, že něco nešlo podle plánu.
7. Kreativita rozhoduje o úspěchu (a proto vás to překvapí!)
Profesionální organizátoři mají nejen zkušenosti, ale také kreativní nápady, které dokážou váš event povýšit na úplně novou úroveň. Zatímco vaše představa firemní akce může končit u rautového stolu a pár proslovů, profesionálové vám nabídnou interaktivní prvky, nezapomenutelnou atmosféru a detaily, které zanechají dlouhodobý dojem. Váš event se tak může stát inspirací, o které se bude mluvit ještě měsíce.
8. Stres vás může připravit o radost z akce
Plánování firemního eventu vás může snadno vyčerpávat týdny až měsíce před samotnou akcí. A co je nejhorší? Často si pak ani neužijete samotný den D, protože budete řešit každý detail. Náš tým vás od tohoto stresu osvobodí – vy se můžete soustředit na svůj byznys a užít si akci jako host.
9. Reputace firmy je na vážkách
Pamatujte, že firemní event je odrazem vaší značky. Pokud se něco pokazí, hosté si to spojí s vaší firmou. Zkušený tým event manžerů ze SUNDISK se postará o to, aby akce proběhla hladce a zanechala dobrý dojem.
10. Technické detaily, na které snadno zapomenete
Od správného ozvučení, přes osvětlení až po zajištění dostatečného připojení k internetu – existují technické aspekty, na které většina lidí nemyslí. Profesionální organizátoři zajistí, že vše bude fungovat, jak má, aniž byste si museli dělat starosti.
Firemní event není jen o tom, aby se lidé sešli na jednom místě. Je to příležitost ukázat hodnoty vaší společnosti a vytvořit nezapomenutelný zážitek. Nechte tuto práci na profesionálech, kteří se o vše postarají s pečlivostí a vášní. Vaše firma si zaslouží to nejlepší – a my jsme tu, abychom vám to zajistili.